Der Tagesablauf jedes Menschen besteht aus Terminen, Tätigkeiten und Aufgaben. Viele Menschen haben jedoch das gleiche Problem, sie vergessen Termine oder Dinge, die sie erledigen möchten. Aktuelle Terminplaner arbeiten mit "harten Terminen", jeder Termin beginnt und endet zu einem bestimmten Zeitpunkt. In der Praxis gibt es jedoch oft Tätigkeiten, die man innerhalb eines bestimmten Zeitintervalls erledigen muss/will. Eine Planung mit "weichen Terminen" wird von aktuellen Systemen nicht angeboten. Der Personal Assistant (PA) schließt genau diese Lücke, er erinnert BenutzerInnen an anstehende Tätigkeiten und hilft ihnen so bei der Planung des Tagesablaufs. Anstehende Termine werden entsprechend ihrer Wichtigkeit gereiht und dargestellt. Um die Benutzeranforderungen höchstmöglich zu erfüllen, müssen während der Entwicklung u.a. folgende Problemstellungen detailliert analysiert werden:
Mit welchem Visualisierungsparadigma kann man Termine und ihre Priorität bestmöglich darstellen (Farbverlauf von rot auf grün, Fortschrittsanzeige, etc.)?
Welche Komplexität ist zur Darstellung notwendig, ist die grafische Aufbereitung auf einem Display zur bevorzugen, oder reicht auch eine einfachere Darstellung?
Wie können Termine möglichst rasch mit niedriger Komplexität administriert werden?
Aus welchen Teilen besteht ein weicher Termin (Vorlaufzeit, Dauer, Nachbereitungszeit, etc.)?
Die Zielgruppe des PA reicht vom Manager bis zum kognitiv behinderten Menschen. Zur Unterstützung dieser breiten Zielgruppe wird der gesamte Design- und Entwicklungsprozess benutzerzentriert durchgeführt, um Ergebnisse bestmöglich auf die Zielgruppe abzustimmen.